nformatie aanbieden via internet:<br> organisatorische consequenties

Informatie aanbieden via internet:
organisatorische consequenties

versie 1.2

vooraf:


Het besluit om ´iets´ te gaan doen op internet is gauw genomen. Het aanbieden van informatie op het www is van geheel andere orde dan het `internet´ prive te gebruiken

Deze notitie is bedoeld om organisaties bewust te maken van de stappen die zijn moeten zetten om de internet mogelijkheden zo goed mogelijk te benutten.

Bij internet aanbieders, hosting organisaties en webdesigners wordt het vaak wat te eenvoudig voorgesteld. Althans er wordt geen aandacht besteed aan het organisatorisch gedeelte c.q. de implicaties die deze activiteiten met zich mee brenget.

Veel organisaties willen zich manifesteren op het internet, in de vorm van een homepage of site. Digitale Steden en Dorpen brengen het nieuwe medium dichterbij.

Het probleem doet zich voor dat de wil er is maar dat de kennis van het internet en het maken van een site ontbreekt. Het kan ook voorkomen dat er een te enthousiaste medewerker is.

Het commercieel uitbesteden voor is menige organisaties niet haalbaar. In een enkel geval kan met uitwijken naar een ´standaard` aangeleverd een branche organisatie.

Verder blijven de internet-activiteiten een verantwoordelijkheid van de organisatie. In deze notitie wordt niet ingegaan op de techniek.

inhoud:


1.motieven
2.uitgangspunten
3. stappenplan
4. afspraken
5. ten slotte

Waarom internet-activiteiten ontwikkelen
  1. pr-instrument
  2. niet achter willen blijven bij vergelijkebare organisaties
  3. informatie te vergaren voor de organisatie
  4. snel leden informeren
  5. op een andere wijze communiceren met de leden
  6. e-mail faciliteiten voor organisatie als naar de leden
  7. nieuwe leden enthousiasmeren
  8. enzovoort
Niet volledig, maar er zijn voldoende motieven om internet activiteiten te ontwikkelen Ga je met je organisatie op het internet activiteiten ontwikkelen, dan moet dat ingebed worden in de organisatie. Hiervoor heb ik het een en ander ontwikkeld:
  1. uitgangspunten
  2. stappenplan
  3. afspraken
Verder houdt het internet gebeuren niet op wanneer de site op het net gezet is, het is een continu gebeuren.

1. Uitgangspunten


  1. De medium internet moet ingebed zijn in de organisatie.
  2. de organisatie is verantwoordelijk voor de inhoud (content).
  3. de organisatie geeft in grote lijnen de vormgeving aan.
  4. de site-bouwer is verantwoordelijk voor het technische gedeelte.

2. Stappenplan
  1. organisatie besluit tot actief te worden op internet
  2. belast bestuurslid cq. cie. met de opdracht tot het maken van een notitie
  3. in die notitie komt in iedergeval aan de orde
    • verantwoordelijkheden:
      • organisatie: inhoud
      • sitebouwer: technische gedeelte
    • omvang
    • inhoud: tekst, beeldmateriaal
    • stramien: kleurgebruik, lettertype, layout
    • mogelijkheden: bijv formulieren, gastboek, e-mail
    • suggesties en ideenen
    • tijdspad
  4. notitie wordt vastgesteld
  5. bestuurslid c.q. cie( A) zoekt contact met site´bouwer (B)
  6. B gaat met de informatie aan de slag, notitie is uitgangspunt
  7. beoordeling voorlopig ontwerp door A
  8. bijstelling door B
  9. beoordeling voorlopige definitief ontwerp B
  10. presentatie van A en B aan bestuur
  11. definitief ontwerp wordt op het net gezet
  12. opening van de site; live gaan

3. Afspraken maken over praktische zaken
  1. onderhoud: technische gedeelte
  2. actualiteit: frequentie
  3. vernieuwingen: aantal malen per jaar
  4. beheer: beheer van de ruimte op de server; ftp-account
  5. afhandeling van e-mail
  6. de organisatie is verantwoordelijk voor de publiciteit (fysiek)
  7. de site-bouwer is belast met het bekend maken van de site in het www
  8. reacties betreffende de inhoud gaan naar de organisatie
  9. reacties betreffende de vormgeving, onjuiste koppelingen gaan naar de sitebouwer
  10. regelmatig is er contact tussen de organisatie en de sitebouwer o.a. mbt: actualiteit, aanpassingen, verbetering.

Tot slot

  1. Het maken van een site is een creatief proces.
  2. Het lijkt mij verstandig om je vooral bezig te houden met de inhoud en het vormgevings gedeelte en je niet bezig te houden met de techniek.
  3. De opdrachtgever is wel verantwoordelijk voor het uiteindelijk resultaat.
  4. Het lijkt mij verstandig dat de ´webdesigner´ eerst een opzetje maakt en bijvoorbeeld de eerste twee pagina´s aan je voorlegd om zodoende aftestemmen het overeenkomt met de wensen en ideen die A heeft.
  5. Veel sites die gemaakt zijn door profesionals voor veel geld.
  6. De meeste vereniging hebben beperkt financiele ruimte.
  7. Het clubblad van jullie ziet er ook anders uit dan een glossy magazine!
  8. Met beperkte middelen en een dosis creativiteit moet het voor iedere club wel haalbaar zijn om zich te manifesteren op het internet.
  9. Kies voor het groei-model: het hoeft niet allemaal in een keer af, begin rustig en bouw het uit!
  10. Het adagium van ´wij gaan op internet´ is makkelijker gezegd dan gedaan.
  11. Suggesties ter verbetering, aanvullingen zijn van harte welkom.
  12. Succes!

Het resultaat zie ik met belangstelling tegemoet!

Graag hoor ik van u of de over de bovenstaande stappen en suggesties in de praktijk werkzaam zijn.

Alfred Haaksma
uw reactie
reproductie 10 juli 2002. laatste aanpassing mrt 2004